MailStore : archiver les e-mails comme la loi l’exige
En Suisse, les e-mails commerciaux doivent être conservés dix ans, inaltérés et retrouvables à tout moment. MailStore archive automatiquement tous les messages et les rend consultables en quelques secondes. Nous mettons l’archive en place et la surveillons.
Qu’est-ce que MailStore ?
MailStore Server est un logiciel allemand d’archivage des e-mails. Il copie tous les messages entrants et sortants dans une archive propre, indépendante du serveur de messagerie. L’archive reste complète même si quelqu’un supprime des messages dans sa boîte.
En bref
- Archive Exchange, Microsoft 365, Zimbra et IMAP
- Stockage inaltérable, avec sommes de contrôle
- Recherche plein texte dans tous les messages et pièces jointes
- Accès depuis Outlook ou le navigateur
- Fonctionne dans votre réseau, les données restent en Suisse
Pourquoi une archive et pas une sauvegarde
Respecter l’obligation de conservation
Le Code des obligations et l’OLICO exigent que la correspondance commerciale soit disponible dix ans sans modification. Une sauvegarde ne le permet pas.
Rien ne se perd
Les messages supprimés restent dans l’archive. Cela protège contre les suppressions involontaires et les manipulations.
Retrouvé en quelques secondes
La recherche plein texte retrouve chaque message et pièce jointe sur des années, y compris ceux d’anciens collaborateurs.
Des boîtes allégées
Les anciens messages peuvent être retirés des boîtes et restent dans l’archive. Serveur et sauvegarde deviennent plus rapides.
Ce que nous prenons en charge
Mise en place, reprise des anciennes données et contrôle régulier.
- 1
Mise en place
Installation sur votre serveur ou dans notre infrastructure en Suisse, connexion à votre serveur de messagerie.
- 2
Reprise des anciennes données
Boîtes existantes et fichiers PST sont repris dans l’archive pour un classement sans lacune.
- 3
Définir les règles
Durées de conservation, droits d’accès et règles de suppression selon vos besoins et la loi.
- 4
Surveillance
Nous vérifions régulièrement que l’archivage fonctionne et que l’archive est sauvegardée avec Proxmox Backup Server.
Pour qui MailStore est adapté
- Toute entreprise soumise à l’obligation de conservation du CO
- Fiduciaires, avocats et entreprises soumises à révision
- PME sous Microsoft 365 qui veulent une archive indépendante hors du cloud
- Entreprises qui changent de serveur de messagerie et doivent garder les anciens messages
Questions fréquentes
Votre question n’y figure pas ? Posez-la-nous directement.
Notre sauvegarde ne suffit-elle pas ?
Non. Une sauvegarde conserve l’état actuel et est écrasée après un certain temps. Une archive conserve chaque message inaltéré pendant la durée légale.
MailStore fonctionne-t-il avec Microsoft 365 ?
Oui. MailStore archive Microsoft 365, Exchange, Zimbra et d’autres serveurs via les interfaces standard.
Les collaborateurs peuvent-ils chercher eux-mêmes ?
Oui, selon leurs droits, dans leur propre archive. La recherche fonctionne dans Outlook ou le navigateur.
Où se trouvent les données archivées ?
Sur votre serveur ou dans notre infrastructure en Suisse. L’archive est en plus sauvegardée.
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