MailStore: E-Mails archivieren, wie das Gesetz es verlangt
Geschäftsrelevante E-Mails müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden, unverändert und jederzeit auffindbar. MailStore archiviert alle Mails automatisch und macht sie in Sekunden durchsuchbar. Wir richten das Archiv ein und überwachen es.
Was ist MailStore?
MailStore Server ist eine Software zur E-Mail-Archivierung aus Deutschland. Sie kopiert alle ein- und ausgehenden Mails in ein eigenes Archiv, unabhängig vom Mailserver. Das Archiv bleibt vollständig, auch wenn jemand im Postfach Mails löscht.
Auf einen Blick
- Archiviert Exchange, Microsoft 365, Zimbra und IMAP
- Unveränderbar gespeichert, mit Prüfsummen
- Volltextsuche über alle Mails und Anhänge
- Zugriff direkt aus Outlook oder im Browser
- Läuft im eigenen Netzwerk, Daten bleiben in der Schweiz
Warum ein Archiv und kein Backup
Aufbewahrungspflicht erfüllen
Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung verlangen, dass Geschäftskorrespondenz zehn Jahre unverändert vorliegt. Ein Backup erfüllt das nicht.
Nichts geht verloren
Auch gelöschte Mails bleiben im Archiv. Das schützt vor versehentlichem Löschen und vor Manipulation.
In Sekunden gefunden
Die Volltextsuche findet jede Mail und jeden Anhang über Jahre, auch bei ausgetretenen Mitarbeitenden.
Schlanke Postfächer
Alte Mails können aus dem Postfach entfernt werden, sie bleiben im Archiv. Das macht Mailserver und Backup schneller.
Was wir für Sie übernehmen
Einrichtung, Übernahme der Altdaten und laufende Kontrolle.
- 1
Einrichtung
Installation auf Ihrem Server oder in unserer Infrastruktur in der Schweiz, Anbindung an Ihren Mailserver.
- 2
Altdaten übernehmen
Bestehende Postfächer und PST-Dateien werden ins Archiv übernommen, damit die Ablage lückenlos ist.
- 3
Regeln festlegen
Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Löschregeln nach Ihren Vorgaben und dem Gesetz.
- 4
Überwachung
Wir prüfen regelmässig, ob die Archivierung läuft und das Archiv mit Proxmox Backup Server gesichert ist.
Für wen sich MailStore eignet
- Jedes Unternehmen mit Aufbewahrungspflicht nach OR
- Treuhänder, Anwälte und Firmen mit Revision
- KMU mit Microsoft 365, die ein unabhängiges Archiv ausserhalb der Cloud wollen
- Betriebe, die einen Mailserver wechseln und die alten Mails behalten müssen
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Fragen Sie uns direkt.
Reicht unser Backup nicht aus?
Nein. Ein Backup sichert den aktuellen Stand und wird nach einer gewissen Zeit überschrieben. Ein Archiv hält jede Mail unverändert für die gesetzliche Frist fest.
Funktioniert MailStore mit Microsoft 365?
Ja. MailStore archiviert Microsoft 365, Exchange, Zimbra und andere Mailserver über die Standardschnittstellen.
Können Mitarbeitende selbst suchen?
Ja, je nach Berechtigung im eigenen Archiv. Die Suche funktioniert in Outlook oder im Browser.
Wo liegen die archivierten Daten?
Auf Ihrem Server oder in unserer Infrastruktur in der Schweiz. Das Archiv wird zusätzlich gesichert.
Wissen zum Thema
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