Bei fast jedem Erstbesuch in einem neuen Betrieb finden wir sie: die Excel-Liste mit allen Zugängen, das Notizbuch in der Schublade oder den gelben Zettel am Bildschirmrand. Niemand macht das aus Nachlässigkeit. Ein Büro mit zehn Leuten kommt schnell auf zweihundert Logins, und irgendwo müssen die ja hin.
Das Problem dabei ist weniger der Zettel selbst. Es ist das, was daraus folgt: Weil sich niemand zweihundert Passwörter merken kann, wird dasselbe Passwort überall verwendet. Wird es bei einem Webshop gestohlen, probieren Angreifer es automatisch beim Mailkonto, beim VPN und beim E-Banking aus.
Was ein Passwortmanager eigentlich macht
Ein Passwortmanager ist ein verschlüsselter Tresor für Zugangsdaten. Man merkt sich ein einziges, langes Hauptpasswort. Alle anderen Passwörter erzeugt das Programm selbst, lang und zufällig, und füllt sie beim Anmelden automatisch aus.
Für den Betrieb wichtig sind drei Funktionen:
- Geteilte Tresore. Das Team-Passwort für den Lieferantenshop liegt in einem gemeinsamen Ordner. Wer neu dazukommt, bekommt Zugriff. Wer geht, verliert ihn mit einem Klick.
- Warnungen. Gute Programme melden, wenn ein Passwort schwach ist, mehrfach verwendet wird oder in einem bekannten Datenleck auftaucht.
- Nachvollziehbarkeit. Man sieht, wer wann auf welchen Eintrag zugegriffen hat.
Cloud oder selbst betrieben?
Die bekannten Anbieter speichern die Tresore verschlüsselt in ihrer Cloud. Das funktioniert gut und ist sicher, solange das Hauptpasswort stark und die Anmeldung mit einem zweiten Faktor geschützt ist. Wer seine Daten lieber im eigenen Haus behält, kann eine Lösung wie Vaultwarden auf einem eigenen Server oder in einem Schweizer Rechenzentrum betreiben. Die Apps und Browser-Erweiterungen sind dieselben, nur der Speicherort ändert sich.
Für die meisten KMU gilt: Die Frage nach dem Speicherort ist zweitrangig. Viel wichtiger ist, dass überhaupt ein Passwortmanager im Einsatz ist und alle ihn nutzen.
So klappt die Einführung
Ein Passwortmanager scheitert selten an der Technik, sondern an der Gewohnheit. Diese Reihenfolge hat sich bei uns bewährt:
- Mit der Geschäftsleitung und den Leuten anfangen, die viele Zugänge verwalten.
- Die gemeinsam genutzten Konten zuerst übernehmen. Das bringt sofort einen spürbaren Vorteil, weil niemand mehr fragen muss.
- Eine halbe Stunde Einführung fürs Team, am besten am eigenen Bildschirm.
- Die alte Excel-Liste erst löschen, wenn alles übernommen ist. Und dann wirklich löschen.
- Nach ein paar Wochen die Warnungen durchgehen und schwache oder doppelte Passwörter ersetzen.
Ganz wichtig: Das Hauptpasswort und der Wiederherstellungscode gehören nicht in den Tresor. Ein ausgedruckter Notfallzettel im Safe ist hier ausnahmsweise genau richtig.
Was es kostet
Business-Pläne der grossen Anbieter liegen meist bei wenigen Franken pro Person und Monat. Eine selbst betriebene Lösung kostet keine Lizenz, dafür etwas Aufwand für Betrieb und Backup. Verglichen mit dem Schaden eines übernommenen Mailkontos ist beides ein kleiner Betrag.
Wie wir helfen
Wir wählen mit Ihnen den passenden Passwortmanager, richten die Tresore ein, übernehmen die bestehenden Zugänge und zeigen Ihrem Team, wie es damit arbeitet. Zusammen mit der Multi-Faktor-Anmeldung schliessen Sie damit die häufigste Lücke überhaupt. Mehr unter IT-Sicherheit.
Häufige Fragen
Ist es nicht gefährlich, alle Passwörter an einem Ort zu haben?
Der Tresor ist so verschlüsselt, dass selbst der Anbieter ihn nicht lesen kann. Das Risiko ist deutlich kleiner als bei wiederverwendeten Passwörtern, vorausgesetzt, das Hauptpasswort ist stark und durch einen zweiten Faktor geschützt.
Reicht der Passwortspeicher im Browser nicht?
Für private Zwecke vielleicht. Im Betrieb fehlen ihm geteilte Ordner, eine zentrale Verwaltung und die Möglichkeit, Zugriffe beim Austritt einer Person sauber zu entziehen.
Was passiert, wenn jemand sein Hauptpasswort vergisst?
Bei Business-Lösungen kann ein Administrator den Zugang wiederherstellen, sofern das vorher eingerichtet wurde. Deshalb gehört die Wiederherstellung zur Einführung dazu.
Können wir Vaultwarden selbst betreiben?
Ja. Es läuft schlank in einem Container, braucht aber regelmässige Updates und ein Backup. Wir übernehmen das auf Wunsch für Sie.
